Das Wichtigste in Kürze
Eine Eckspannmappe ist eine Mappe, die nur an den Ecken mit Gummibändern oder Metallklammern zusammengehalten wird. Mehr dazu hier.
Eine Jurismappe ist eine Mappe mit drei Einschlagklappen, die die Dokumente komplett umschließen. Weitere Infos hier.
Eine Jurismappe schützt die Unterlagen vor Schmutz, Feuchtigkeit und Beschädigung. Erfahre hier mehr.
Eckspannmappen findest Du heutzutage überall – ob am Arbeitsplatz, im eigenen Regale zuhause oder im Geschäft. Worum handelt es sich dabei eigentlich? Was versteht man unter einer Jurismappe? Warum sollte man sich eine Jurismappe zulegen? Abschließend zeigen wir Dir noch, wie Du Deine Dokumente alternativ digitalisieren kannst.
Inhalt
Eckspannmappen – wahre Organisationstalente
Eine Eckspannermappe ist eine Mappenart, die zur Aufbewahrung und zum Transport von Dokumenten verwendet wird. Sie besteht aus stabilem Karton oder Kunststoff, der an den Ecken mit Gummibändern oder Metallklammern zusammengehalten wird. Auf diese Weise kannst Du Deine Unterlagen sicher und ordentlich in der Mappe aufbewahren, ohne dass sie herausfallen oder knicken.
Eckspannermappen gibt es in verschiedenen Größen, Farben und Ausführungen. Du kannst zum Beispiel zwischen Mappen für das Format DIN A4 oder DIN A3 wählen, je nachdem, wie groß deine Unterlagen sind. Außerdem kannst Du zwischen verschiedenen Farben wie Blau, Gelb, Rot oder Weiß wählen, um Deine Mappen zu unterscheiden oder zu sortieren.
Hinweis: Einige Eckspannermappen haben auch zusätzliche Klappen im Inneren, die Deine Unterlagen noch besser schützen oder Dir helfen, sie zu organisieren.
Mappen dieser Art sind daher praktisch für Berufe oder Situationen, in denen viel mit Papier gearbeitet wird.
- Du kannst sie zum Beispiel verwenden, um Deine Rechnungen, Verträge, Zeugnisse oder andere wichtige Dokumente aufzubewahren.
- Oder Du nimmst sie mit, wenn Du zu einer Besprechung, einer Präsentation oder einem Seminar gehst. So hast Du Deine Unterlagen immer griffbereit und übersichtlich.
Eckspannmappen vs. Jurismappen
Übrigens: Eckspannermappen werden manchmal Jurismappen genannt, weil sie häufig von Juristen verwendet werden. Allerdings ist der Begriff Jurismappe nicht ganz eindeutig. Denn: Er kann auch für andere Arten von Mappen verwendet werden, die für juristische Zwecke geeignet sind.
Beispiel
So gibt es auch Jurismappen mit Heftmechanik oder Schnellhefter, die mehr Platz für Dokumente bieten. Es ist daher immer genau darauf zu achten, welche Art von Mappe benötigt oder bestellt wird.
Darüber hinaus existiert ein prägnanter Unterschied: Eine Jurismappe verfügt über drei vollflächig verklebte Flächen, die die Dokumente vollständig umschließen, während eine Eckspannmappe nur an den Ecken mit Gummibändern oder Metallklammern zusammengehalten wird.
Das heißt: Eine Jurismappe bietet also mehr Schutz für die Dokumente, aber auch weniger Flexibilität bei der Füllhöhe. Eine Eckspannmappe hingegen lässt sich leichter öffnen und schließen, ist aber anfälliger für Beschädigungen oder den Verlust von Dokumenten.
Tipp: Beide Mappen eignen sich für ungelochtes Schriftgut, das nicht geheftet werden muss.
Vorteile einer Jurismappe
Warum solltest Du Dir eine Jurismappe zulegen?
Eine Jurismappe schützt Deine Dokumente vor Schmutz, Feuchtigkeit und Beschädigung. Die drei Klappen verhindern, dass Deine Unterlagen herausfallen oder knicken. Zusätzlich kannst Du Deine Unterlagen mit einem Gummiband oder einer Metallklammer sicher verschließen.
Außerdem hilft eine Jurismappe Dir, Deine Unterlagen zu ordnen und zu sortieren. Du kannst verschiedene Jurismappen für unterschiedliche Themen, Projekte oder Fächer verwenden. Auch die Farbe, die Größe oder das Material der Jurismappen kannst Du nach Deinen Bedürfnissen auswählen. Auf diese Weise hast Du immer einen guten Überblick über Deine Unterlagen und findest sie schnell wieder.
Weiterhin ist eine Jurismappe praktisch für den Transport und die Präsentation Deiner Unterlagen. Du kannst Deine Jurismappe einfach in Deine Tasche oder Deinen Rucksack stecken und mitnehmen, wenn Du zu einer Besprechung, einer Vorlesung oder einem Seminar gehst. So hast Du alle wichtigen Informationen immer griffbereit und kannst sie bei Bedarf zeigen oder verteilen.
Schließlich sind Jurismappen langlebig und umweltfreundlich. Die meisten Jurismappen bestehen aus Karton oder Kunststoff, die wiederverwertbar sind. Du kannst Deine Jurismappe also mehrmals verwenden oder entsorgen, ohne die Umwelt zu belasten.
Sortieren eigener Dokumente – wie?
Du kannst Deine Dokumente alphabetisch sortieren. Das heißt, Du ordnest sie nach dem Anfangsbuchstaben des Absenders, des Empfängers, des Themas oder einem anderen Kriterium deiner Wahl. Beispiel: Du kannst alle Rechnungen von A wie Amazon bis Z wie Zalando in einem Ordner ablegen.
Tipp: Das kann hilfreich sein, wenn Du ein bestimmtes Dokument schnell suchen oder finden möchtest.
Auch kannst Du Deine Dokumente nach Datum sortieren. Das meint, Du ordnest sie nach dem Tag, dem Monat oder dem Jahr, an dem sie erstellt oder empfangen wurden. Zum Beispiel kannst Du alle Dokumente aus dem Jahr 2023 in einem Ordner ablegen. Das kann hilfreich sein, wenn Du einen Überblick über Deine Fristen oder Termine haben möchtest.
Zu guter Letzt kannst Du Deine Dokumente nach Wichtigkeit sortieren. Sprich: Du ordnest sie danach, wie wichtig oder dringend sie für Dich sind. Zum Beispiel kannst Du alle Dokumente, die Du häufig brauchst oder die eine kurze Aufbewahrungsfrist haben, in einem Ordner ablegen. Das kann dir helfen, Prioritäten zu setzen oder deine Arbeit zu planen.
Alternative: Digitalisierung von Dokumenten
Deine Dokumente zu digitalisieren, geht auf verschiedenem Wege. Die Verwendung eines Scanners, der Deine Papierdokumente in ein digitales Format wie PDF umwandelt, kann zum Beispiel helfen.
- Dazu kannst Du einen Scanner mit automatischem Einzug verwenden, der die Dateien an deinen Laptop oder PC sendet.
- Alternativ kannst Du auch Dein Smartphone als Scanner verwenden, indem Du eine App wie Adobe Scan installierst. Damit kannst Du Deine Dokumente mit der Kamera erfassen und bearbeiten.
Darüber hinaus ist die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ideal. Ein DMS hilft Dir, Deine Dokumente zu organisieren, zu speichern und mit anderen zu teilen. Ein DMS kann beispielsweise Deine Dokumente automatisch erkennen, sie in das richtige Format konvertieren, Metadaten hinzufügen oder Workflows erstellen. Ein Beispiel für ein DMS ist DocuWare.
Sichern kannst Du Deine digitalen Dokumente ebenfalls. Zum Beispiel durch eine regelmäßige Datensicherung (Backup). Wie? Indem Du Deine Dokumente auf ein externes Speichermedium wie eine Festplatte oder einen USB-Stick kopierst. So kannst Du Deine Dokumente wiederherstellen, wenn sie auf Deinem Computer verloren gehen oder beschädigt werden.
Einrichten der Datensicherung
Um eine Datensicherung einzurichten, kannst Du die Funktionen Deines Betriebssystems nutzen oder eine spezielle Software verwenden. In Windows 10 kannst Du zum Beispiel auf Einstellungen/Update & Sicherheit und dann auf Sicherung klicken. Bei Apple-Computern heißt die Sicherungsfunktion „Time Machine“.
Oder Du speicherst Deine Dokumente in einer Cloud – also auf einem Online-Speicherplatz, der von einem Anbieter wie Adobe Document Cloud zur Verfügung gestellt wird. Auf diese Weise kannst Du jederzeit und von überall auf Deine Dokumente zugreifen, sie freigeben und bearbeiten. Außerdem sind Deine Dokumente in der Cloud vor technischen Fehlern oder Cyberkriminalität geschützt, da der Anbieter Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung oder Zugriffskontrolle einsetzt.
Achtung: Allerdings solltest Du darauf achten, einen seriösen Anbieter aus Deutschland oder Europa zu wählen, der sich an deutsches oder europäisches Datenschutzrecht hält.
In Kürze: Eckspannmappen
Das Thema Eckspannmappen ist für alle interessant und nützlich, die mit ungelochten Dokumenten arbeiten müssen. Eine Eckspannmappe ist eine Mappenart, die an den Ecken mit Gummibändern oder Metallklammern zusammengehalten wird. Sie bietet eine einfache und flexible Möglichkeit, Dokumente aufzubewahren, zu transportieren und zu präsentieren. Die Jurismappe ist ein ähnlicher Mappentyp, bietet aber durch drei vollflächig geleimte Seiten mehr Schutz für die Dokumente. Beide Mappen sind in verschiedenen Größen, Farben und Materialien erhältlich.