Das Wichtigste in Kürze
Ein Personalfragebogen hilft, relevante Informationen von Bewerberinnen und Bewerbern zu sammeln und fundierte Entscheidungen bei der Mitarbeitergewinnung zu treffen. Mehr zu den Zielen…
Ein Personalfragebogen ist nicht verbindlich wie ein Vertrag, sondern dient lediglich der Informationssammlung.
Ein Einstellungsbogen wird in der Regel von Bewerberinnen und Bewerbern ausgefüllt.
Warum der Personalfragebogen entscheidend ist: Du bist auf der Suche nach den passenden Mitarbeitern für Dein Unternehmen? Dann ist der Personalfragebogen ein essenzielles Instrument, um ein besseres Verständnis für die Fähigkeiten und Eignung der Bewerber zu bekommen. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Dir, wie Du mit einem gut strukturierten Personalfragebogen den Rekrutierungsprozess optimieren und die besten Kandidaten für Dein Team finden kannst.
Inhalt
Lexikon: Personalfragebogen (auch Einstellungsbogen)
Bevor wir tiefer in die Thematik einsteigen, solltest Du wissen, was genau ein Personalfragebogen ist und welche Ziele er verfolgt. Ein Personalfragebogen ist ein standardisiertes Dokument, das Bewerber während des Bewerbungsprozesses ausfüllen müssen. Er dient dazu, systematisch und strukturiert Informationen über die Bewerber zu sammeln und damit den Auswahlprozess zu erleichtern.
Der Personalfragebogen bzw. Einstellungsbogen kann sowohl in Papierform als auch digital bereitgestellt werden. Im digitalen Zeitalter sind Online-Fragebögen immer häufiger, da sie eine effiziente und umweltfreundliche Alternative bieten. In der Regel wird der Personalfragebogen vor oder während des Vorstellungsgesprächs ausgefüllt.
Die Hauptziele eines Personalfragebogens
- Informationen sammeln: Der Personalfragebogen hilft dabei, relevante Informationen über die Bewerber zu erhalten, die für eine fundierte Entscheidung notwendig sind. Hierzu gehören persönliche Daten, berufliche Erfahrungen, Qualifikationen und Kompetenzen.
- Vergleichbarkeit schaffen: Durch die standardisierte Erfassung der Daten können Bewerber leichter miteinander verglichen werden. So kannst Du die am besten geeigneten Kandidaten für die jeweilige Position herausfiltern.
- Zeitersparnis: Personalfragebögen ermöglichen es, den Bewerbungsprozess zu beschleunigen. Du erhältst auf einen Blick alle wichtigen Informationen und kannst so schneller eine Vorauswahl treffen.
- Bewerber besser kennenlernen: Mit dem Personalfragebogen erhältst Du Einblicke in die persönlichen und beruflichen Hintergründe der Bewerber. Dadurch kannst Du besser einschätzen, ob sie in Dein Unternehmen passen und welche Potenziale sie mitbringen.
Transparent, fair und professionell
Transparenz, Fairness und Professionalität sind wichtige Faktoren bei der Gestaltung und Durchführung eines Personalfragebogens, um Vertrauen aufzubauen, Diskriminierung zu vermeiden und eine fundierte Entscheidung bei der Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern zu treffen.
Die Grundlagen eines Personalfragebogens
Ein effektiver Personalfragebogen zeichnet sich durch eine durchdachte Struktur und relevante Fragen aus. In diesem Kapitel zeigen wir Dir die grundlegenden Elemente, die in einem Personalfragebogen enthalten sein sollten, und geben Dir Tipps, wie Du sie sinnvoll anordnest.
Mögliche Inhalte
Persönliche Daten
Der Personalfragebogen beginnt üblicherweise mit der Erfassung der persönlichen Daten des Bewerbers. Hierzu gehören:
- Name
- Adresse
- Geburtsdatum
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Staatsangehörigkeit
Achte darauf, dass Du keine Fragen stellst, die gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verstoßen könnten, wie zum Beispiel Fragen zur Religion oder ethnischen Herkunft.
Ausbildung und Qualifikationen
In diesem Abschnitt fragst Du nach der schulischen und beruflichen Ausbildung des Bewerbers. Mögliche Fragen sind:
- Schulabschluss
- Studium (Fachrichtung, Abschluss, Universität)
- Berufsausbildung (Beruf, Abschluss, Ausbildungsbetrieb)
- Weiterbildungen, Zertifikate und Zusatzqualifikationen
Berufliche Erfahrungen
Im nächsten Teil des Personalfragebogens geht es um die bisherigen beruflichen Erfahrungen des Bewerbers. Hierbei sollte der Fokus auf den relevanten Erfahrungen für die ausgeschriebene Position liegen. Du könntest fragen nach:
- Aktueller Arbeitgeber und Position
- Frühere Arbeitgeber und Positionen
- Dauer der jeweiligen Tätigkeiten
- Aufgaben und Verantwortlichkeiten in den bisherigen Positionen
Fähigkeiten und Kompetenzen
In diesem Abschnitt sammelst Du Informationen über die spezifischen Fähigkeiten und Kompetenzen der Bewerber, die für die ausgeschriebene Stelle relevant sind. Beispiele hierfür sind:
- Sprachkenntnisse
- IT-Kenntnisse (z. B. Software, Programmiersprachen)
- Führerscheinklassen
- Fachspezifische Kenntnisse und Fertigkeiten
Motivation und Passung
Schließlich solltest Du im Personalfragebogen auch Fragen zur Motivation und Passung des Bewerbers stellen. Dies hilft Dir, herauszufinden, ob der Bewerber gut zu Deinem Unternehmen passt. Mögliche Fragen sind:
- Warum bewirbst Du Dich für diese Position?
- Was sind Deine beruflichen Ziele und Erwartungen?
- Wie schätzt Du Deine Fähigkeiten und Erfahrungen in Bezug auf die Anforderungen der Stelle ein?
Struktur und Layout
Eine gelungene Struktur und Layout sind essenziell, um einen ansprechenden und benutzerfreundlichen Personalfragebogen bzw. Einstellungsbogen zu erstellen. Um dies zu erreichen, ist es wichtig, die Abschnitte in Deinem Personalfragebogen logisch anzuordnen. Eine sinnvolle Reihenfolge könnte beispielsweise sein: persönliche Daten, Ausbildung, berufliche Erfahrungen, Fähigkeiten und Kompetenzen, Motivation und Passung.
Eine konsistente Formatierung ist ebenfalls unerlässlich. Dies betrifft sowohl die Schriftarten und -größen als auch die Formatierung von Überschriften, Listen und Tabellen. Eine einheitliche Gestaltung erleichtert das Lesen und Verstehen des Fragebogens. Tabellen eignen sich besonders gut für die Erfassung von Qualifikationen, beruflichen Erfahrungen und Fähigkeiten. Sie ermöglichen eine übersichtliche und platzsparende Darstellung der Antworten der Bewerber.
Stelle sicher, dass Du den Bewerbern genügend Platz für ihre Antworten gibst. Berücksichtige hierbei, dass einige Bewerber mehr Platz benötigen als andere. Bei digitalen Fragebögen kann dies durch automatisch anpassbare Textfelder realisiert werden. Gegebenenfalls solltest Du kurze Hilfestellungen oder Erläuterungen zu einzelnen Fragen hinzufügen, um Unklarheiten zu vermeiden und den Bewerbern das Ausfüllen des Fragebogens zu erleichtern.
Ergänze Deinen Personalfragebogen mit visuellen Elementen wie Logos, Farben und Bildern, die zum Corporate Design Deines Unternehmens passen. Dies vermittelt einen professionellen Eindruck und schafft Wiedererkennungswert. Achte darauf, ausreichend Weißraum zwischen den verschiedenen Abschnitten und Fragen zu lassen. Dies verbessert die Lesbarkeit und erleichtert das Erfassen der Informationen. Nutze zudem klare Überschriften und Gliederungen, um den Fragebogen übersichtlich zu strukturieren.
Datenschutz und Diskriminierungsschutz beachten
Bei der Erstellung eines Personalfragebogens müssen sowohl Datenschutz- als auch Diskriminierungsschutzaspekte berücksichtigt werden. Dies ist nicht nur aus rechtlichen Gründen wichtig, sondern auch, um den Bewerbern einen respektvollen und fairen Umgang zu gewährleisten.
Datenschutz ist ein zentrales Anliegen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Stelle sicher, dass Du die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, wie z. B. die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), einhältst. Dazu gehört unter anderem, dass Du die Bewerber über die Verwendung und Speicherung ihrer Daten informierst und eine Einwilligung zur Datenverarbeitung einholst. Achte darauf, nur die wirklich notwendigen Daten abzufragen und diese sicher und vertraulich zu behandeln.
Der Diskriminierungsschutz ist ebenfalls von großer Bedeutung. Fragen im Personalfragebogen dürfen nicht gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verstoßen. Vermeide beispielsweise Fragen zu Religion, ethnischen Herkunft, Alter, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Behinderungen, sofern sie nicht unmittelbar für die Stelle relevant sind. Es ist wichtig, dass Du alle Bewerber gleich und fair behandelst und ihnen die gleichen Chancen im Bewerbungsprozess bietest.
Die richtigen Fragen stellen – und warum sie so wichtig sind
Die Auswahl der richtigen Fragen im Personalfragebogen ist entscheidend, um aussagekräftige Informationen über die Bewerber zu erhalten und eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Gute Fragen helfen Dir dabei, die Kompetenzen, Qualifikationen und Motivation der Bewerber besser einzuschätzen und somit die am besten geeigneten Kandidaten für die jeweilige Position herauszufiltern.
Die richtigen Fragen sollten:
- Relevant sein: Stelle nur Fragen, die in direktem Zusammenhang mit der ausgeschriebenen Stelle und den Anforderungen stehen. Dies hilft Dir, den Fokus auf die wirklich wichtigen Informationen zu legen.
- Klar und verständlich formuliert sein: Verwende eine einfache und präzise Sprache, um Missverständnisse zu vermeiden und den Bewerbern das Ausfüllen des Fragebogens zu erleichtern.
- Objektiv und fair sein: Vermeide Fragen, die auf persönlichen Vorurteilen oder Stereotypen basieren. Formuliere die Fragen so, dass sie objektive Informationen liefern und allen Bewerbern gleiche Chancen bieten.
Tipp: Es ist ratsam, sich auf die relevanten Informationen zu konzentrieren, die tatsächlich einen Einfluss auf die Eignung der Bewerber für die ausgeschriebene Stelle haben.
Weitere Inhalte
Die Konfession im Personalfragebogen
Die Frage nach der Konfession sollte im Personalfragebogen in der Regel vermieden werden, da sie gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verstoßen kann. Allerdings gibt es Ausnahmen, zum Beispiel wenn es sich um eine Stelle bei einer kirchlichen oder religiösen Institution handelt und die Konfession für die Ausübung der Tätigkeit von Bedeutung ist. In solchen Fällen kann die Frage nach der Konfession gerechtfertigt und zulässig sein.
Hobbys und Interessen im Personalfragebogen
Die Frage nach Hobbys und Interessen kann im Personalfragebogen sinnvoll sein, um ein besseres Bild von der Persönlichkeit und den Soft Skills der Bewerber zu erhalten. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Fragen neutral formuliert sind und keine Rückschlüsse auf diskriminierende Aspekte zulassen. Außerdem sollte der Bezug zur Stelle oder den Anforderungen gegeben sein, um die Relevanz der Fragen zu gewährleisten.
Beschäftigung im Personalfragebogen
Im Personalfragebogen kann auch nach der aktuellen Beschäftigungssituation gefragt werden. Dies kann beispielsweise dazu dienen, den beruflichen Hintergrund und die Verfügbarkeit der Bewerber besser einzuschätzen. Fragen im Personalfragebogen zur aktuellen Beschäftigung können etwa die Position, das Unternehmen und die Dauer der Tätigkeit umfassen. Es ist wichtig, hierbei keine diskriminierenden Fragen zu stellen, wie etwa nach dem Grund für Arbeitslosigkeit oder Mutterschafts- bzw. Elternzeiten.
Hinweis: Achte darauf, dass Deine Fragen objektiv und fair sind, um keine rechtlichen Probleme oder unangenehme Situationen für die Bewerber zu schaffen.
Personalfragebogen als Teil des Bewerbungsprozesses
Der Personalfragebogen ist ein wichtiger Baustein im Bewerbungsprozess, da er dabei hilft, einen strukturierten Überblick über die Bewerber und ihre Qualifikationen zu erhalten. Um den Personalfragebogen erfolgreich in den Bewerbungsprozess zu integrieren, sollten folgende Punkte beachtet werden:
- Anpassung an die Stelle: Passe den Personalfragebogen an die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Stelle an, um die relevantesten Informationen von den Bewerbern zu erhalten.
- Klarheit über den Einsatz: Informiere die Bewerber darüber, warum der Personalfragebogen eingesetzt wird und welchen Stellenwert er im Bewerbungsprozess hat.
- Zeitpunkt der Abfrage: Wähle den richtigen Zeitpunkt für den Personalfragebogen, beispielsweise nach der ersten Kontaktaufnahme, im Anschluss an das Vorstellungsgespräch oder als Ergänzung zum Lebenslauf.
- Einbindung in die Kommunikation: Stelle sicher, dass der Personalfragebogen in die Kommunikation mit den Bewerbern integriert ist und diese ausreichend informiert sind, um den Fragebogen erfolgreich auszufüllen.
Die Auswertung des Personalfragebogens:
Nachdem die Bewerber den Personalfragebogen ausgefüllt haben, gilt es, die Antworten auszuwerten und die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen. Wir zeigen Dir, wie Du die Informationen analysierst und auf dieser Grundlage eine Vorauswahl triffst.
Für Bewerber: Personalfragebogen ausfüllen
Als Bewerber ist es wichtig, den Personalfragebogen gewissenhaft auszufüllen, um den bestmöglichen Eindruck bei den potenziellen Arbeitgebern zu hinterlassen. Hier sind einige Tipps, die Dir dabei helfen können:
- Gründliche Vorbereitung: Nimm Dir genügend Zeit, um alle benötigten Unterlagen und Informationen zu sammeln, bevor Du den Personalfragebogen ausfüllst.
- Ehrlichkeit und Authentizität: Sei ehrlich und authentisch bei Deinen Angaben, um ein realistisches Bild Deiner Qualifikationen und Fähigkeiten zu vermitteln.
- Sorgfältige Rechtschreibung und Grammatik: Achte auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
- Anpassung an die Stelle: Versuche, Deine Angaben so gut wie möglich auf die Anforderungen der Stelle abzustimmen, um zu zeigen, dass Du Dich intensiv mit dem Unternehmen und der ausgeschriebenen Position auseinandergesetzt hast.
- Vollständigkeit und Übersichtlichkeit: Fülle den Personalfragebogen vollständig aus und achte darauf, dass Deine Angaben übersichtlich und gut strukturiert sind.
Beispiel eines Personalfragebogens
| Frage | Antwortmöglichkeiten | Bemerkungen |
| Name | Textfeld | |
| Geburtsdatum | Datumseingabe | |
| Anschrift | Textfeld | |
| Telefonnummer | Textfeld | |
| E-Mail-Adresse | Textfeld | |
| Staatsangehörigkeit | Dropdown-Menü | |
| Familienstand | Dropdown-Menü | |
| Anzahl der Kinder | Dropdown-Menü | |
| Berufserfahrung | Dropdown-Menü | |
| Ausbildung | Dropdown-Menü | |
| Bisherige Tätigkeiten | Textfeld | |
| Gehaltsvorstellung | Textfeld | |
| Verfügbarkeit | Dropdown-Menü | |
| Arbeitszeit | Dropdown-Menü | |
| Führerschein | Checkbox | |
| Sonstige Anmerkungen | Textfeld |
Diese Tabelle ist nur eine beispielhafte Darstellung und kann je nach Anforderungen und Bedürfnissen angepasst werden.
Dein Erfolg durch einen gut durchdachten Personalfragebogen
Ein Personalfragebogen ist ein wichtiges Instrument für eine erfolgreiche Mitarbeitergewinnung. Er ermöglicht es Dir, schnell und einfach alle relevanten Informationen von Bewerberinnen und Bewerbern zu erfassen und zu bewerten. Dadurch erhältst Du eine bessere Basis für eine fundierte Entscheidung bei der Auswahl der besten Kandidatinnen und Kandidaten.
Zudem kann ein Personalfragebogen dazu beitragen, ein Bewerberinterview effizienter zu gestalten und gezielt auf die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen Deines Unternehmens einzugehen. Wenn Du einen Personalfragebogen einsetzt, solltest Du jedoch darauf achten, dass er rechtlich korrekt gestaltet ist und keine unzulässigen Fragen enthält. Insgesamt ist der Einsatz eines Personalfragebogens ein wichtiger Schritt, um Deine Mitarbeitergewinnung zu optimieren und die passenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Dein Unternehmen zu finden.
FAQ zu Personalfragebogen
In einem guten Personalfragebogen sollten keine Fragen nach privaten oder diskriminierenden Themen gestellt werden.
Ein Personalfragebogen ist keine Pflicht im Bewerbungsverfahren, aber kann dabei helfen, einen umfassenden Überblick über Bewerberinnen und Bewerber zu gewinnen.
Der Arbeitgeber darf nur persönliche Informationen verlangen, die für die Arbeit relevant sind, wie z. B. Kontaktdaten, Ausbildung oder Berufserfahrung.