Korrespondenz ist wohl den meisten Leuten heute ein Begriff. Doch wo Korrespondenz für viele den simplen Austausch zwischen zwei Parteien bedeutet, ist mehr als nur dieser simple Prozess einbegriffen. Was alles dazu gehört und was ein geschickter Umgang mit der Berufswelt zutun hat? Das erfährst Du hier!
Inhalt
Korrespondenz im Alltag
Im Alltag hörst Du den Begriff Korrespondenz eher selten. Denn oft spricht man hier von Schriftverkehr oder von schriftlichem Austausch. Das bedeutet, dass Abmachungen, Informationen und Anregungen per Mail oder Brief verschickt und empfangen werden. Im Alltag sind also auch Mails, die nicht mit dem Beruf zutun haben ein Teil Deiner Korrespondenz. Hier ist der Ton und die Sprache eine andere als während der Arbeitszeit, wo jedes geschriebene Wort – jede Korrespondenz – professionell und deutlich klingen soll.
Die schriftliche Kommunikation im Firmenalltag
Firmen existieren niemals alleine. Sie sind immer Teil eines Netzwerkes, eines Verhältnisses. Manche Netzwerke bestehen aus einer Vielzahl an Firmen; andere bestehen aus Relationen zwischen der Firma und (möglichen) Kunden. In jeder dieser Relationen finden sich wechselseitige Strukturen: Firma A bietet Firma B etwas an. Im Gegenzug bietet Firma B etwas, das Firma A benötigt oder wovon die Firma profitieren könnte. Nicht immer sind diese Dinge materieller Natur. Sondern auch Connections, wie sie heute genannt werden, sind lebensnotwendig. Denn Zugehörigkeit zu einem weiten Netzwerk bietet mehr Chancen und Möglichkeiten.
Aber was haben Netzwerke mit Korrespondenz zu tun?
Netzwerke mögen aus Firmen bestehen, aber jede Firma besteht aus Menschen. Und Menschen müssen sich austauschen, um sich zu verstehen. Und wenn ein solcher Austausch von mindestens einer Seite als nicht erfolgreich angesehen wird, kann das Netzwerk oder das Verhältnis darunter leiden.
Daher gibt es die Korrespondenz und mit ihr einhergehende ungeschriebene Regeln und die berufliche Nettiquette.
Was macht einen geschickten Umgang mit der Korrespondenz aus?
Die Korrespondenz findet, besonders in mittelständischen und großen Firmen, meist zwischen der Assistenz statt. Und sie ist nicht zu unterschätzen, denn in ihr müssen zwei Anforderungen erfüllt werden.
Zum einen müssen die Aufgaben effizient und zielgerichtet erledigt werden.
Zum anderen muss aber auch die schriftliche Kommunikation auf einem hohen, unmissverständlichen aber höflichen Level stattfinden.
Und genau dort liegt oft die Crux: denn im Berufsleben muss man seine Ziele erreichen und sich zu einem gewissen Maße durchsetzen können, ohne dabei dem Gegenüber auf die Füße zu treten.
Gelingt das nicht, hat das mindestens eine von zwei Folgen:
Die Firma kann ihre Pläne nicht so umsetzen, wie es nötig oder angesetzt war; oder das Auftreten der Firma kann als zu harsch angesehen werden. Das wirft ein schlechtes Licht auf die gesamte Firma.
Weiter kann aber auch das Problem nicht nur in der Formulierung, sondern auch in der Strukturierung der Korrespondenz liegen. Es gibt ein Regelwerk zu guter Korrespondenz, und wird dieses gänzlich missachtet oder unsauber umgesetzt, dann wird das keinen guten Eindruck auf den Empfänger machen.
Und wie wir bereits im Abschnitt über Netzwerke als Lebensader der Firma erkannt haben ist eine negative Korrespondenz eine mögliche Gefahr für das Wachstum des Netzwerkes und der betroffenen Firma.
Nicht unwichtig ist auch der Umgang mit der Korrespondenz, die in Form von Briefen stattfindet: sie sollte immer säuberlich und wohlsortiert abgelegt werden. Sonst wird es umständlich, zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückzugreifen, wenn es nötig wird. Dazu kann sie auch eingescannt und digital gesichert werden.
Die Regeln und Vorgaben einer guten Korrespondenz
Das Regelwerk trägt den nicht besonders einprägsamen Namen DIN 5008. Hier werden Vorgaben zur Platzierung von Anschrift, Adresse, Impressum und zur Struktur und dem Aufbau des Texts gemacht. Diese einzuhalten ist empfohlen, wobei es natürlich nur eine Norm, und keine tatsächliche Regel ist. Besonders in konservativeren Branchen sollte sich daher dennoch an diese DIN 5008 gehalten werden.
Liberalere Branchen wie Kreativ- und Designbranchen tendieren in manchen Fällen dazu, ein wenig lockerer mit den Regeln der Korrespondenz umzugehen. Wenn es aber um den ersten Kontakt geht, kann es nicht schaden, die Korrespondenz erst einmal regelkonform zu verfassen, bis sich abzeichnet, wie die Einstellung des Gegenübers ist.
Gute Korrespondenz schreiben, ohne zuvor die DIN 5008 zu studieren – geht das?
Glücklicherweise musst Du nicht unbedingt die ganze DIN 5008 auswendig lernen, nur um eine Mail zu schreiben.
Stattdessen gibt es einige Portale, auf denen Du Musterbriefe finden kannst. In diesen Mustern ersetzt Du bloß die Platzhaltertexte mit Deinen eigenen Daten, Deinem Impressum und der Anschrift des Gegenübers. Damit bist Du auf jeden Fall auf dem richtigen Weg. Auf Dauer wird dieses Vorgehen allerdings nicht dem ersten Gebot der Korrespondenz, der Effizienz bei der Erledigung Deiner Aufgaben, gerecht. Daher solltest Du mit der Zeit die grundlegenden Strukturen und Formulierungen lernen und anzuwenden wissen.
FAQ – Korrespondenz
Mündliche Absprachen können gebrochen werden. Wenn aber Korrespondenz vorliegt und ein Partner sich nicht an die darin besprochenen Abmachungen hält, kann die andere Seite dagegen vorgehen. Korrespondenz ist so wichtig, da sie dem Schutz aller Beteiligten dient.
Glücklicherweise bist Du auch dann nicht auf Dich selbst gestellt. Denn auch hier hat die DIN 5008 Vorgaben, wie zum Beispiel ein Kondolenzschreiben nach dem Scheiden eines Geschäftspartners zum Beispiel auszusehen hat und welche Formulierungen erwartet werden.
Nein, grundsätzlich gilt auch in der Berufswelt, dass jede schriftliche Kommunikation als Korrespondenz zu verstehen ist. Manche Dokumente bedürfen Unterschriften, das ist korrekt. Aber die meisten gängigen Briefe und Mails kommen ohne aus.