Welcher Mitarbeiter verdient die Beförderung zum Teamleiter? Wer versteht etwas vom Projektmanagement und wer kassierte bereits Abmahnungen? Schnelle Antworten auf diese Fragen gibt ein Blick in die digitale Personalakte. Im Gegensatz zu derjenigen in Papierform ist sie schnell und ortsunabhängig griffbereit.
Die Digitalisierung und das Personalmanagement – ein Traumpaar
Eine digitale Personalakte bringt im Vergleich zu ihrem analogen Pendant mehrere Vorteile mit sich. Einer davon: übersichtliche Informationen.
Eine dicke Personalakte in Papierform enthält oft mehr als sie sollte:
- Post-its mit (nicht immer objektiven) Anmerkungen zum jeweiligen Mitarbeiter
- handgeschriebene Notizen zu Urlaubsanträgen oder Abmahnungen
- versehentlich in die Akte gerutschte Dokumente
Diese „Extras“ erschweren es, gesuchte Informationen schnell ausfindig zu machen. Die Suche danach sowie das Entziffern fremder Handschriften kostet Zeit – und Nerven.
In einer digitalen Personalakte befinden sich Personaldaten übersichtlich strukturiert, ohne sie vorher mühsam einzutippen.
Ein Multifunktionsdrucker mit integriertem Scanner ermöglicht die Digitalisierung der Dokumente. Das Dokumentenmanagement sortiert diese der richtigen Akte zu. Das geschieht automatisch, sodass Zeitkapazitäten frei bleiben.
Darum profitiert die HR-Abteilung von digitalen Personalakten
Neben der Übersicht über Personaldaten schlägt die digitale Personalakte die analoge mit ihrer Erreichbarkeit. Die Personaldaten befinden sich nicht länger in dicken Ordnern in einem Schrank im Personalbüro. Stattdessen rufen Personaler sie aus einem digitalen Archiv ab.
Die Digitalisierung von Personaldaten ermöglicht es, sie zeit- und ortsunabhängig abzurufen. Die Voraussetzung: Ein autorisiertes Gerät stellt die Zugangsanfrage. Die Sicherheitsmaßnahme verhindert, dass sich Unbefugte Zugang zu den Personalakten verschaffen.
Wer offiziell Zugriff auf die Akten erhält, speichert eine ECM-Lösung transparent ab. Durch das Enterprise Content Management wissen alle Beteiligten, wer wann und warum an einer Personalakte arbeitet. Um bei der Arbeit spezifische Informationen leichter zu finden, helfen Schlagwortverzeichnis und Volltextsuche.
Durch die Digitalisierung von Personalakten entsteht ein übersichtlicher und abteilungsübergreifender Workflow. Er spart Zeit- und Arbeitsaufwand. Gleichzeitig entfällt das Risiko, dass Dokumente komplett oder teilweise in einer Abteilung verloren gehen.
Fazit: Digitale Personalakten bieten Sparpotenzial
Arbeitet die Personalabteilung mit digitalen Personalakten statt mit analogen, spart sie Zeit. Der Informationsfluss funktioniert schnell und abteilungsübergreifend. Gleichzeitig entfallen Papier- und Druckkosten.