Als Trainer oder Trainerin kennst Du sicher die Herausforderung: Du hast ein umfangreiches Schulungsprogramm vorbereitet, möchtest den Teilnehmenden möglichst viel Wissen vermitteln und sie aktiv einbinden. Doch die Zeit rennt Dir davon und am Ende bleibt vieles auf der Strecke. Gutes Zeitmanagement ist der Schlüssel, um Präsenzschulungen effizient zu strukturieren und die gesteckten Lernziele zu erreichen.
Inhalt
Sorgfältige Planung und Organisation als Grundlage
Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Zeitmanagement in Präsenztrainings ist eine gründliche Vorbereitung. Nimm Dir ausreichend Zeit, um die Inhalte zu gliedern, Methoden festzulegen und den Ablauf zu planen. Dabei helfen folgende Schritte:
- Definiere klare Lernziele: Was sollen die Teilnehmenden am Ende des Trainings wissen und können? Wie können die Lernziele geprüft werden?
- Wähle passende Methoden: Welche Formate eignen sich, um die Inhalte anschaulich und aktivierend zu vermitteln?
- Erstelle einen realistischen Zeitplan: Wie viel Zeit benötigst Du für jeden Programmpunkt? Plane ausreichend Puffer für Fragen und Diskussionen ein.
- Bereite Materialien und Medien vor: Stelle sicher, dass alle benötigten Unterlagen, Präsentationen und Technik verfügbar sind.
Eine saubere Planung gibt Dir Sicherheit und schafft die Basis für ein entspanntes Zeitmanagement während des Trainings.
Flexibel bleiben mit Plan B
Trotz sorgfältiger Vorbereitung kann es immer zu unvorhergesehenen Verzögerungen kommen, etwa durch technische Probleme oder intensive Nachfragen. Plane daher alternative Szenarien ein:
- Prioritäten setzen: Überlege im Vorfeld, welche Inhalte im Notfall gekürzt oder gestrichen werden können.
- Zusatzmaterial bereithalten: Bereite Vertiefungsaufgaben oder Fallstudien vor, die bei Bedarf eingesetzt werden können.
- Pausen flexibel gestalten: Verkürze oder verlängere Pausen situativ, um den Zeitplan einzuhalten.
Mit einem Plan B im Hinterkopf bleibst Du gelassen und kannst flexibel auf Änderungen reagieren.
Nutzung eines LMS (Learning Management System)
Ein LMS (Learning Management System) kann Dir helfen, Deine Schulung effizient zu organisieren und zu verwalten. Es bietet Funktionen wie die Erstellung von Kursplänen, die Verwaltung von Teilnehmerdaten und die Bereitstellung von Lernmaterialien. Ein LMS ermöglicht es auch, den Fortschritt der Teilnehmer zu verfolgen und Feedback zu geben.
Zeitmanagement während der Schulung
Klare Kommunikation von Anfang an
Zu Beginn der Schulung ist es wichtig, den Teilnehmenden einen Überblick über die Agenda und den zeitlichen Rahmen zu geben. Kommuniziere offen, was sie erwartet und welche Lernziele erreicht werden sollen. So sorgst Du für mehr Transparenz und Orientierung. Vereinbare außerdem gemeinsame Spielregeln, etwa zur Pünktlichkeit nach Pausen oder zur Handynutzung. Ein Verhaltenskodex hilft, den Zeitplan einzuhalten und Ablenkungen zu minimieren.
Interaktion fördern, aber strukturiert
Aktive Beteiligung ist ein Schlüsselfaktor für nachhaltiges Lernen. Plane daher ausreichend Zeit für Diskussionen, Übungen und Gruppenarbeit ein. Achte jedoch darauf, dass die Interaktion zielführend bleibt. Bewährte Methoden sind beispielsweise:
| Methode | Beschreibung | Zeitbedarf |
| Think-Pair-Share | Teilnehmende reflektieren eine Frage erst für sich, tauschen sich dann zu zweit aus und teilen die Ergebnisse im Plenum. | 10-15 Minuten |
| World Café | An mehreren Tischen diskutieren Kleingruppen nacheinander verschiedene Fragen. Die Ergebnisse werden im Plenum zusammengetragen. | 30-45 Minuten |
| Fishbowl-Diskussion | Einige Teilnehmende diskutieren ein Thema im Innenkreis, während die anderen beobachten. Nach einer gewissen Zeit wechseln die Rollen. | 20-30 Minuten |
Moderiere Diskussionen aktiv und führe bei Bedarf wieder zum Thema zurück. So nutzt Du die Zeit optimal und behältst den roten Faden.
Nachbereitung der Schulung
Die Nachbereitung ist ein oft vernachlässigter, aber wichtiger Bestandteil des Zeitmanagements in Präsenzschulungen. Eine gründliche Nachbereitung stellt sicher, dass das Gelernte gefestigt und nachhaltig angewendet werden kann.
Feedback einholen und auswerten
Sammle Feedback von den Teilnehmern, um herauszufinden, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungsbedarf besteht. Dies hilft Dir, zukünftige Schulungen noch effizienter zu gestalten.
Lernmaterialien bereitstellen
Stelle den Teilnehmern nach der Schulung alle wichtigen Lernmaterialien zur Verfügung. Dies können Präsentationen, Handouts oder weiterführende Literatur sein. Ein LMS (Learning Management System) kann hierbei ebenfalls sehr hilfreich sein, da es die Bereitstellung und Verwaltung der Materialien erleichtert.
Follow-Up-Treffen
Plane Follow-Up-Treffen oder Webinare, um den Fortschritt der Teilnehmer zu überprüfen und offene Fragen zu klären. Dies fördert den langfristigen Lernerfolg und stellt sicher, dass das Gelernte in die Praxis umgesetzt wird.