Das Wichtigste in Kürze
Bei einer Reisekostenabrechnung handelt es sich um die Aufstellung der Ausgaben, die im Rahmen einer Dienstreise angefallen sind. Weitere Infos hier.
Fristen und Regelungen können sich firmentechnisch unterscheiden. Meist ist es üblich, sie innerhalb von drei Monaten nach Ende der Dienstreise einzureichen. Mehr dazu hier.
Diese Abrechnungen enthalten immer Daten über: Reisedatum und Reiseziel, Art und Grund der Reise, Kosten für Fahrt, Unterkunft und Verpflegung, sonstige Ausgaben, Belege für die entstandenen Kosten und Bankverbindungen.
Eine Reisekostenabrechnung bringt sehr viel. Was ist das aber überhaupt? Wie kann man Reisekosten abrechnen? Welche Beispiele für Reisekostenabrechnungen gibt es? Ab wann ist eine Reisekostenabrechnung zu tätigen? Hilfreiche Antworten auf diese Fragen – ebenso wie Tipps und Tricks rund um das Thema Reise – erwarten Dich in diesem Beitrag.
Inhalt
Reisekostenabrechnung: Was das bedeutet
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Eine Reisekostenabrechnung ist eine Aufstellung der Ausgaben, die im Rahmen einer Dienstreise angefallen sind. Arbeitnehmer, die beruflich unterwegs sind, können damit die Kosten für Fahrt, Übernachtung, Verpflegung und sonstige Auslagen geltend machen und von ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen.
Warum ist die Reisekostenabrechnung wichtig?
Eine korrekte und vollständige Reisekostenabrechnung für Firmen ist für Arbeitnehmer wichtig, um die Kosten einer Dienstreise erstattet zu bekommen. Gleichzeitig ist es für den Arbeitgeber wichtig, dass die Abrechnungen transparent und nachvollziehbar sind, um den Überblick über die Ausgaben zu behalten und eine korrekte Buchhaltung zu führen.
Weitere Vorteile
- Transparenz und Kontrolle über die Reisekosten: Eine Reisekostenabrechnung bietet Transparenz und Kontrolle über die angefallenen Reisekosten. Durch eine übersichtliche Auflistung der Ausgaben können Arbeitnehmer und Arbeitgeber schnell und einfach nachvollziehen, welche Kosten im Rahmen der Dienstreise angefallen sind.
- Geld zurück: Mit einer korrekten und vollständigen Reisekostenabrechnung haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, die angefallenen Kosten für Fahrt, Übernachtung, Verpflegung und sonstige Auslagen vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Gerade bei längeren Dienstreisen oder regelmäßigen Geschäftsreisen kann dies zu einer erheblichen finanziellen Entlastung führen.
- Nachweis für das Finanzamt: Eine Reisekostenabrechnung dient auch als Nachweis für das Finanzamt, wenn man beruflich bedingte Reisekosten von der Steuer absetzen möchte. In diesem Fall müssen die Abrechnungen jedoch besonders sorgfältig und vollständig geführt werden, um den Anforderungen des Finanzamtes zu genügen.
- Compliance fördern: Eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung fördert auch die Compliance im Unternehmen. Durch klare Regeln und Vorgaben für die Abrechnung können Missverständnisse und Fehlbuchungen vermieden werden, was wiederum zu einer Verbesserung des Rechnungswesens beiträgt.
- Optimierung von Geschäftsprozessen: Durch eine regelmäßige Auswertung der Reisekostenabrechnungen können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse optimieren. So lässt sich beispielsweise erkennen, wo Einsparpotenziale bestehen oder ob es sinnvoll ist, Dienstreisen zu reduzieren oder anders zu organisieren.
Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung?
In der Regel wird die Reisekostenabrechnung für Firmen vom Arbeitnehmer ausgefüllt und vom Arbeitgeber geprüft und freigegeben. Dazu muss der Arbeitnehmer alle relevanten Belege sammeln und der Abrechnung beifügen. Anschließend wird die Abrechnung geprüft und die Kosten entweder erstattet oder als Betriebsausgabe verbucht.
Tipp: Wichtig ist, dass die Abrechnung vollständig und nachvollziehbar ist, um unnötige Rückfragen und Verzögerungen zu vermeiden.
Welche Informationen muss eine Reisekostenabrechnung enthalten?
Eine Reisekostenabrechnung sollte in der Regel folgende Angaben enthalten
- Reisedatum und Reiseziel
- Art der Reise (z.B. Dienstreise, Fortbildung)
- Grund der Reise
- Kosten für Fahrt, Unterkunft und Verpflegung
- Sonstige Ausgaben (z.B. für Taxifahrten, Parkgebühren)
- Belege für die entstandenen Kosten (z.B. Hotelrechnungen, Quittungen)
- Bankverbindung für die Rückerstattung
Beispiele für Reisekostenabrechnungen
Beispiel 1
Eine Erklärung für eine Reisekostenabrechnung wäre beispielsweise:
Reisekostenabrechnung für Geschäftsreise nach Berlin vom 15.03.2023 bis 17.03.2023
Reisedatum: 15.03.2023 bis 17.03.2023 Reiseziel: Berlin Reisegrund: Geschäftsreise
Kosten für Anreise:
- Zugticket: 120,00 EUR
Kosten für Unterkunft:
- Hotel: 320,00 EUR (2 Übernachtungen à 160,00 EUR)
Kosten für Verpflegung:
- Frühstück (Hotel): 20,00 EUR (2 x 10,00 EUR)
- Mittagessen: 35,00 EUR (2 x 17,50 EUR)
- Abendessen: 50,00 EUR (2 x 25,00 EUR)
Weitere Ausgaben:
- Taxi zum Hotel: 20,00 EUR (einfache Fahrt)
- Parkgebühren: 25,00 EUR (für 2 Tage)
Gesamtkosten: 590,00 EUR
Belege:
- Zugticket
- Hotelrechnung
- Quittungen für Verpflegung, Taxi und Parkgebühren
Bankverbindung für Erstattung:
- Name: Max Mustermann
- IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90
Datum: 19.03.2023 Unterschrift: Max Mustermann
Beispiel 2
Eine andere Erklärung für eine Reisekostenabrechnung wäre unter anderem:
Reisekostenabrechnung für Dienstreise nach Berlin
Reisedatum: 1. März 2023 bis 3. März 2023
Reisegrund: Teilnahme an einer Konferenz
Anreise:
- Bahnfahrt 2. Klasse: 90,00 EUR
- Taxifahrt zum Hotel: 15,00 EUR
Unterkunft:
- Hotelkosten inkl. Frühstück: 270,00 EUR
Verpflegung:
- Verpflegungspauschale für 3 Tage: 84,00 EUR
Weitere Ausgaben:
- Konferenzgebühr: 200,00 EUR
Gesamtkosten: 659,00 EUR
Erstattung:
- Bahnfahrt (Hin- und Rückfahrt): 180,00 EUR
- Verpflegungspauschale: 84,00 EUR
- Konferenzgebühr: 200,00 EUR
- Gesamterstattung: 464,00 EUR
Zusammenfassung: Die Gesamtkosten der Dienstreise nach Berlin betrugen 659,00 EUR. Davon wurden 464,00 EUR vom Arbeitgeber erstattet.
Achtung: Dies sind nur Beispiele für Reisekostenabrechnungen. Das kann je nach Unternehmen und Arbeitsvertrag variieren, welche Angaben genau erforderlich sind und wie die Abrechnung aufgebaut sein muss. Es ist jedoch wichtig, dass die Abrechnung vollständig und nachvollziehbar ist, um eine schnelle und korrekte Erstattung zu gewährleisten.
Tipps und Hinweise zum Ausfüllen einer Reisekostenabrechnung
- Belege sammeln und aufbewahren: Sammle und bewahre alle Belege der während der Reise angefallenen Kosten auf. Diese dienen als Nachweis und müssen der Reisekostenabrechnung beigelegt werden.
- Richtlinien des Unternehmens beachten: Beachte die geltenden Richtlinien und Regelungen des Unternehmens bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung. Hierbei kann es sich beispielsweise um Vorgaben zu Höchstbeträgen oder Abrechnungsfristen handeln.
- Ausgaben kategorisieren: Kategorisiere Deine Ausgaben in Unterkunft, Verpflegung, Anreise und weitere Ausgaben. Erstelle eine übersichtliche Tabelle und trage alle Ausgaben entsprechend ein.
- Währungsumrechnung durchführen: Wenn Du im Ausland unterwegs bist, musst Du gegebenenfalls Währungsumrechnungen durchführen. Achte darauf, dass die Umrechnungskurse korrekt sind und belege die Umrechnung gegebenenfalls mit einem Beleg.
- Pauschalen berücksichtigen: Berücksichtige bei der Berechnung der Verpflegungspauschale die geltenden Pauschalen des Unternehmens und des Finanzamts.
- Reisezweck dokumentieren: Dokumentiere den Reisezweck und die dazugehörigen Termine auf der Reisekostenabrechnung. Dies erleichtert die Nachvollziehbarkeit der angefallenen Kosten.
- Unterschrift und Einreichung: Unterschreibe die Reisekostenabrechnung und reiche sie innerhalb der vorgegebenen Frist beim zuständigen Mitarbeiter im Unternehmen ein.
Außerdem
Der Umgang mit dem Finanzamt kann mitunter kompliziert sein, insbesondere wenn es um die Abrechnung von Reisekosten geht.
Unser Tipp: Nimm frühzeitig Kontakt mit dem Finanzamt auf und informiere Dich über die geltenden Regelungen und Vorgaben. Das Finanzamt kann Dir Auskunft darüber geben, welche Ausgaben als beruflich bedingt anerkannt werden und welche Belege und Nachweise benötigt werden.
Wie lange ist eine Reisekostenabrechnung rückwirkend?
Grundsätzlich ist es möglich, Reisekosten auch nachträglich geltend zu machen, wenn man vergessen hat, eine Reisekostenabrechnung einzureichen oder eine Erstattung beantragt hat, die noch nicht ausgezahlt wurde. Allerdings gibt es in der Regel Fristen, innerhalb derer eine Abrechnung eingereicht werden muss.
Fristen für die Einreichung
Die Fristen für die Einreichung einer Reisekostenabrechnung können je nach Unternehmen und Arbeitsvertrag unterschiedlich sein. In vielen Fällen gibt es jedoch eine einheitliche Frist, die im Voraus bekannt gegeben wird.
In der Regel sollte eine Reisekostenabrechnung spätestens drei Monate nach Ende der Dienstreise eingereicht werden. Wird diese Frist überschritten, kann es sein, dass die Erstattung nicht mehr in voller Höhe ausgezahlt wird oder sogar ganz entfällt.
Es gibt aber auch Ausnahmen und Sonderregelungen, z.B. wenn ein Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum im Ausland unterwegs war oder aufgrund von Krankheit oder anderen unvorhersehbaren Ereignissen nicht in der Lage war, die Abrechnung fristgerecht einzureichen. In solchen Fällen ist es wichtig, sich mit dem Arbeitgeber abzusprechen und eine individuelle Lösung zu finden.
Also: Grundsätzlich kann eine Reisekostenabrechnung auch rückwirkend eingereicht werden, wenn die Fristen eingehalten werden. In der Regel sollten die Abrechnungen jedoch spätestens innerhalb von drei Monaten nach Ende der Dienstreise eingereicht werden, um eine vollständige Erstattung zu erhalten. Es lohnt sich also, die Fristen im Voraus zu kennen und die Abrechnungen zeitnah und gewissenhaft zu führen.
Exkurs: Reisevorbereitungen und Co.
Bevor man eine Reise antritt, sollte man sich gründlich vorbereiten, um unvorhergesehene Probleme zu vermeiden.
- Reiseziel und Klima recherchieren: Informiere Dich vorab über Dein Reiseziel und das Klima vor Ort, um die richtige Kleidung und Ausrüstung mitzunehmen und mögliche Risiken wie Naturkatastrophen zu berücksichtigen.
- Visum und Einreisebestimmungen prüfen: Informiere Dich über die Einreisebestimmungen Deines Reiseziels und prüfe, ob ein Visum benötigt wird. In diesem Zusammenhang solltest Du auch die Gültigkeit Deines Reisepasses überprüfen und gegebenenfalls einen neuen beantragen.
- Impfungen und Gesundheitsrisiken beachten: Informiere Dich über empfohlene Impfungen für Dein Reiseziel und kläre mögliche Gesundheitsrisiken ab. Gegebenenfalls suchst Du einen Arzt oder Tropenmediziner auf.
- Reiseversicherung abschließen: Überlege Dir, ob Du eine Reisekosten-, Reiserücktritts- oder Auslandskrankenversicherung benötigst und schließe sie gegebenenfalls ab.
- Finanzen klären: Informiere Dich über die Währung und Zahlungsmittel vor Ort und kläre mögliche Gebühren und Einschränkungen mit Deiner Bank ab. Überlege Dir auch, wie Du Dein Geld sicher aufbewahren kannst.
Ist das geklärt, kannst Du Deine Reise antreten. Doch achte darauf, dass Du auch während der Reise ein paar Dinge beachten solltest.
Während der Reise
Auch während der Reise sollten einige Vorkehrungen getroffen werden, um unvorhergesehene Probleme zu vermeiden.
- Reisedokumente und Wertsachen sicher aufbewahren: Bewahre Deine Reisedokumente wie Pass, Flugtickets und Hotelreservierungen sicher auf und trage Wertgegenstände wie Kamera und Smartphone immer bei Dir oder schließe sie im Hotelsafe ein.
- Kommunikation und Erreichbarkeit: Stelle sicher, dass Du im Notfall erreichbar bist und über ein sicheres und funktionierendes Kommunikationsmittel wie Handy oder Internet verfügst.
- Sicherheitsmaßnahmen beachten: Achte auf Deine Umgebung und meide gefährliche Orte oder Situationen. Informiere Dich über mögliche Gefahren und Vorsichtsmaßnahmen vor Ort.
- Gesundheit und Hygiene: Achte auf gesunde Ernährung und Hygiene, um Krankheiten zu vermeiden. Trinke nur abgepacktes Wasser und vermeide rohe oder ungekochte Lebensmittel.
Schlussfolgerung: Eine Reise erfordert eine gründliche Vorbereitung und einige Vorsichtsmaßnahmen, um unvorhergesehene Probleme zu vermeiden. Informiere Dich über Dein Reiseziel, Einreisebestimmungen, Impfungen, Versicherungen und Zahlungsmittel. Während der Reise solltest Du auf die Sicherheit Deiner Dokumente und Wertsachen achten, erreichbar sein, Sicherheitsvorkehrungen beachten und auf Deine Gesundheit achten.
In Kürze: Reisekostenabrechnung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine korrekte und vollständige Reisekostenabrechnung sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber von Vorteil ist. Eine transparente Auflistung der Ausgaben ermöglicht eine schnelle und einfache Kontrolle der Reisekosten und entlastet den Arbeitnehmer durch die Erstattung der angefallenen Kosten. Eine Reisekostenabrechnung dient auch als Nachweis für das Finanzamt, wenn beruflich bedingte Reisekosten von der Steuer abgesetzt werden sollen. Durch klare Regeln und Vorgaben für die Abrechnung kann die Compliance im Unternehmen gefördert und die Buchhaltung optimiert werden.
Es empfiehlt sich daher, sich im Vorfeld über die Abrechnungsmodalitäten im Unternehmen zu informieren und die Abrechnungen gewissenhaft und vollständig zu führen. Auch der Abschluss einer Reisekostenversicherung kann sinnvoll sein, um sich gegen unvorhergesehene Ereignisse abzusichern. Eine gründliche Reisevorbereitung und einige Vorkehrungen während der Reise können ebenfalls dazu beitragen, unvorhergesehene Probleme zu vermeiden.
FAQ: Reisekostenabrechnung
In Deutschland beträgt die Kilometerpauschale für Dienstwagen in der Regel 30 Cent, für Privatwagen bis zu 0,40 Cent pro Kilometer.
Die genaue Frist für die Einreichung der Reisekostenabrechnung ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Ratsam ist, die Reisekostenabrechnung so bald wie möglich nach Beendigung der Reise einzureichen.
Eine Reisekostenabrechnung muss vollständig, korrekt und nachvollziehbar sein. Alle Ausgaben müssen belegt und aufgelistet werden. Alles nach den geltenden Vorschriften und Regelungen des Unternehmens und des Finanzamtes.