Korrespondenz in der Berufswelt ist nicht einfach nur ein Mittel zum Austausch von Ideen. Sie ist eine Art Visitenkarte der Firma, und eine schlechte Visitenkarte ist keine gute Voraussetzung für eine Zusammenarbeit. Daher gibt es ein Regelwerk, die DIN 5008, das Formulierungen und Strukturierung der verschiedenen Arten von gedruckten Briefen und Mails vorgibt.
Inhalt
Die DIN ist nicht nur ein grober Leitfaden
Dieses Regelwerk ist ein sehr etablierter Modus in eigentlich allen Branchen Deutschlands. Manche, weniger konservative, Branchen lösen sich zu einem variierenden Maße von den Regeln, aber auch im Kontakt mit solchen Firmen bist Du immer gut beraten, wenn Du der DIN 5008 folgst. Denn nicht nur die Ordnung auf Deinem Schreibtisch und den Aktenarchiven und digitalen Archiven, wenn Du alle Korrespondenzen einscannst, ist wichtig, sondern auch in der oft täglichen Kommunikation.
Was für Vorgaben macht die DIN 5008?
Sie gibt beispielsweise vor, wo auf welcher Art von Brief die Adresse, das Impressum oder das Datum stehen muss. Aber auch der Zeilenabstand, der Abstand zur rechten Kante und zur linken Kante, Kopf- und Fußzeile sowie die Anzahl der Leerzeilen zwischen Absätzen werden in der DIN 5008 geregelt.
Außerdem wird die DIN 5008 regelmäßig überarbeitet und umfasst derzeit sogar Empfehlungen für eine sichere und logische Datenablage und –Sortierung. Natürlich musst Du nun nicht direkt Dein Büro umsortieren! Aber man hat sich Gedanken darüber gemacht, wie man Korrespondenzen am besten ablegt.
Auch kannst Du in diesem Regelwerk nachschlagen, wann und wie Du gendern kannst und wo das Gendersternchen oder der Doppelpunkt hinkommen.
Darf man in der beruflichen Korrespondenz Emojis oder Smileys benutzen? Natürlich hängt das immer ein wenig von der Situation ab. Aber all diese Dinge stehen in der DIN, damit Du im Zweifelsfall immer auf der richtigen Seite stehst.
Manche Briefe sind schwierig, besonders Kondolenzschreiben nach dem Ableben eines Geschäftspartners. Damit Du bei der Formulierung nicht alleine dastehst und Dich bei jedem Wort fragst, ob es zu persönlich oder zu kalt wirkt, findest Du in der DIN 5008 angemessene Formulierungen.
Aber nicht nur als Verfasser hilft Dir die DIN. Auch der Leser kann von der mehr oder weniger einheitlichen Struktur von gewerblichen Schreiben profitieren. Man muss nicht mehr nach bestimmten Dingen und Bezügen suchen, denn sie stehen nun meist im gleichen Abschnitt wie bei anderen Briefen.
Die Formulierungen lassen keinen Raum für freie Interpretation. Sie erlauben eine unmissverständliche Kommunikation, wodurch Verträge und Abmachungen schneller, besser und effizienter verfasst und bearbeitet werden können.
Welche Arten der Korrespondenz werden in der DIN 5008 geregelt?
Grob werden in diesem Regelwerk alle Geschäftsbriefe in zwei Typen unterteilt. A und B.
Dabei ist der Unterschied nicht im Inhalt des Briefes, sondern im Layout. In wenigen Worten kann man den Unterschied wie folgt erklären. Bei Briefen des Typs A ist der Abstand des Briefkopfes/Logos der Firma zur Oberkante des Papiers geringer als bei Briefen des zweiten Typen. Die Anschrift liegt jedoch bei beiden Typen auf der gleichen Höhe. So kann jeder Brief auf die gleiche Weise gefaltet und in einen Briefumschlag mit Adressfenster gesteckt werden, ohne dass die Adresse jemals unkenntlich ist.
Wie ist der Text in einem Geschäftsbrief angeordnet?
- Zuerst kommt der Briefkopf mit dem Logo Deiner Firma. Je nach Größe kannst Du entscheiden, ob das Logo links oder rechts stehen soll. Wenn Dein Logo groß ist, kann es auch den gesamten Bereich abdecken.
- Darunter findet sich das Anschriftfeld, in dem nicht nur die Adresse des Empfängers, sondern auch etwaige weitere Informationen zum Absender oder dem Brief stehen.
- Rechts neben dem Anschriftfeld findet sich meist ein Informationsblock. Hier werden zum Beispiel das Aktenzeichen, der zuständige Sachbearbeiter und die Kontaktdaten angegeben. Dieser Block wird aber manchmal durch eine Bezugszeichen- oder Kommunikationszeile ersetzt.
- Darunter beginnst Du den Anschreibensbereich. Zuerst kommt die Betreffzeile, darunter die Anrede, gefolgt vom eigentlichen Schreiben.
- Wenn der Inhalt fertig verfasst ist, folgt darunter eine eigene Zeile mit der Seitenzahl. Ist der Brief mehrere Seiten lang, kommt auf jeder Seite unten eine Zeile mit der jeweiligen Seitenzahl hin.
- Und zum Schluss folgt das Impressum. Dieser Block wird auch als Block der Gesellschaftsangaben bezeichnet. Hier gehört einmal das ganz normale Impressum der Firma rein.
Diese Anordnung ist sowohl bei Schriftstücken des Typen A, als auch des Typen B angebracht.
FAQ – DIN 5008
Das ist ausschließlich der Beuth Verlag, obwohl bereits seit den 1920er Jahren die DIN 5008 ein Thema war. Über die Jahre wurde sie aber immer wieder ergänzt, verbessert und auch digitalisiert.
Auch wenn besonders in den kreativeren und liberaleren Branchen oft ein entspannterer Ton herrscht: nicht jede Agentur hat sich von diesen Regeln gelöst. Deswegen ist es immer eine gute Idee, Dich zumindest bei der frühen Korrespondenz an den bekannten Knigge zu halten. Abhängig natürlich von dem, was Deine Vorgesetzten sagen und wie sich Eure Firma präsentieren möchte.
Nein, keine Bange. Zu Beginn: Du gewöhnst Dich schnell an die Strukturierung und die Formulierungen, wenn Du sie regelmäßig verwendest. Außerdem gibt es online viele Vorlagen, wo Du bloß den Mustertext mit Deinen Infos ersetzen musst. Also ist es zwar hilfreich, die DIN 5008 zu lesen, aber wenn dieser nächste Brief eilig ist, dann kannst Du auch auf diese Muster zurückgreifen.